Advance reporting Overview For Purchases, Incomes & Expenses
Neem voor het laatste nieuws en informatie contact op met het hoofdkantoor.
Oder 20
2491 DC Den Haag
Telefoon : +31 70 888 7018
info@alphaport.eu
1.1. In deze Algemene Voorwaarden gehanteerde definities hebben de betekenis die daaraan is toegekend in de Overeenkomst of zoals hieronder beschreven:
2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen en overeenkomsten, waaronder begrepen de Overeenkomst, waarbij Diensten door AlphaPort aan Klant worden geleverd.
2.2. AlphaPort is gerechtigd gedurende de looptijd van de Overeenkomst deze Algemene Voorwaarden te wijzigen na voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan Klant met inachtneming van een termijn van tenminste 2 maanden voor de inwerkingtreding. In het geval dat een wijziging een materiële verslechtering van de positie van Klant tot gevolg heeft, dan heeft Klant het recht om de Overeenkomst op te zeggen tegen de datum van inwerkingtreding van de gewijzigde Algemene Voorwaarden.
2.3. Indien enige bepaling van de Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van de Algemene Voorwaarden onverminderd van kracht blijven. AlphaPort zal in dat geval de klant informeren over een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige dan wel vernietigde bepalingen in acht wordt genomen.
2.4. Mondelinge mededelingen, toezeggingen, aanbiedingen of afspraken hebben uitdrukkelijk geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk door AlphaPort zijn bevestigd.
3.1. AlphaPort zal zich inspannen de Diensten als een goed opdrachtnemer en met zorg uit te voeren conform het bepaalde in de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden. De Diensten worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverplichting tenzij expliciet anders overeengekomen.
3.2. Klant zal tijdig de voor AlphaPort, in redelijkheid voor de uitvoering van de Overeenkomst, noodzakelijk geachte informatie en medewerking verschaffen. Klant staat ervoor in dat de door haar aangeleverde informatie juist en volledig is.
3.3. Klant is verantwoordelijk voor het beheer, waaronder controle van de instellingen, van het gebruik van de door AlphaPort geleverde Diensten en de wijze waarop de resultaten van de Diensten worden ingezet. Klant is tevens verantwoordelijk voor de instructie aan en het gebruik door Eindgebruikers.
3.4. Ingeval medewerkers van AlphaPort op locatie van Klant werkzaamheden verrichten, draagt Klant kosteloos zorg voor de door die medewerkers in redelijkheid gewenste faciliteiten, zoals een werkruimte met computer-, data- en telecommunicatie faciliteiten. De werkruimte en faciliteiten zullen voldoen aan alle wettelijke en overigens geldende eisen betreffende arbeidsomstandigheden. Klant zal de binnen haar organisatie geldende huis- en beveiligingsregels vóór aanvang van de werkzaamheden aan de door AlphaPort ingezette medewerkers kenbaar maken.
4.1. Bij het gebruik van de Software voegt de Klant gegevens toe aan de Software (Klantgegevens) en worden gebruiksgegevens gegenereerd door de Eindgebruikers (hierna “Gebruiksgegevens”), gezamenlijk aangeduid als Gegevens. Klantgegevens en Gebruiksgegevens kunnen zowel Persoonsgegevens als niet-persoonsgebonden gegevens bevatten.
4.2. Gegevens bestaan uit:
4.3. Het gebruik van Gegevens, zoals hierboven uiteengezet, is beperkt tot de volgende doeleinden:
4.4. AlphaPort kan ook gebruik maken van relevante informatie uit openbare of commercieel beschikbare bronnen en dergelijke informatie combineren met Gegevens zoals hierboven beschreven, bijvoorbeeld om opzoekfuncties te bieden in bedrijfsregisters.
4.5. Voorwaarde voor het gebruik van Gegevens voor bovengenoemde doeleinden is dat dit gebruik in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving, met inbegrip van de nodige beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van de Gegevens te waarborgen. Voor zover Persoonsgegevens deel uitmaken van een dergelijke Gegevensverwerking, moeten zij worden geanonimiseerd. Indien anonimiseren om technische of praktische redenen niet mogelijk is, zal AlphaPort alternatieve maatregelen treffen om hetzelfde beschermingsniveau te waarborgen.
4.6. AlphaPort kan Gegevens delen met andere bedrijven in de AlphaPort-groep, verkopers en partners, met inachtneming van dezelfde voorwaarden en beperkingen als hierin uiteengezet. AlphaPort zal Gegevens alleen in de volgende situaties delen met derden:
5.1. Alle rechten van intellectuele eigendom op de op grond van de Overeenkomst ontwikkelde of aan Klant ter beschikking gestelde Software of andere materialen berusten uitsluitend bij AlphaPort, haar licentiegevers of toeleveranciers. Klant verkrijgt de gebruiksrechten die bij deze Algemene Voorwaarden, de Overeenkomst en de wet uitdrukkelijk zijn toegekend. Een aan Klant toekomend recht tot gebruik is niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-verpandbaar en niet-sublicentieerbaar.
5.2. AlphaPort vrijwaart Klant tegen elke aanspraak van een derde welke gebaseerd is op de bewering dat door AlphaPort zelf ontwikkelde Software of andere materialen inbreuk maken op een recht van intellectuele eigendom van die derde, onder de voorwaarde dat Klant AlphaPort onverwijld schriftelijk informeert over het bestaan en de inhoud van de aanspraak en de afhandeling van de zaak, waaronder het treffen van eventuele schikkingen, geheel overlaat aan AlphaPort. Klant zal daartoe de nodige volmachten, informatie en medewerking aan AlphaPort verlenen om zich tegen deze aanspraken te verweren. Deze verplichting tot vrijwaring vervalt indien de verweten inbreuk verband houdt (i) met door Klant ter gebruik, bewerking, verwerking of onderhoud aan AlphaPort ter beschikking gestelde materialen, dan wel (ii) met wijzigingen die Klant zonder schriftelijke toestemming van AlphaPort in de Programmatuur of andere materialen heeft aangebracht of heeft laten aanbrengen. Indien in rechte onherroepelijk vaststaat dat de door Klant zelf ontwikkelde Software of andere materialen inbreuk maken op enig aan een derde toebehorend recht van intellectuele eigendom of indien naar het oordeel van AlphaPort een gerede kans bestaat dat een zodanige inbreuk zich voordoet, zal AlphaPort, indien mogelijk, zorg dragen dat Klant het geleverde, of functioneel gelijkwaardige andere Software kan blijven gebruiken. Iedere andere of verdergaande vrijwaringsverplichting van AlphaPort wegens inbreuk op een recht van intellectuele eigendom van een derde is uitgesloten.
6.1. De door Klant aan AlphaPort te betalen tarieven worden vermeld in (een bijlage bij) de Overeenkomst.
6.2. Alle tarieven zijn exclusief btw en in euro’s.
6.3. Aan een door AlphaPort afgegeven voorcalculatie of begroting kunnen door Klant nimmer rechten of verwachtingen worden ontleend. Een door Klant aan AlphaPort kenbaar gemaakt beschikbaar budget geldt nimmer als een tussen Partijen overeengekomen (vaste) prijs voor de door AlphaPort te verrichten prestaties. Uitsluitend indien zulks tussen Partijen schriftelijk is overeengekomen is AlphaPort gehouden Klant te informeren bij dreigende overschrijding van een door AlphaPort afgegeven voorcalculatie of begroting.
6.4. AlphaPort heeft het recht per 1 januari van elk kalenderjaar de tarieven jaarlijks te verhogen op grond van indexatie dan wel als gevolg van algemene prijzen- en kostenstijgingen, tenzij sinds het sluiten van de Overeenkomst nog geen drie maanden zijn verstreken. Tevens kan AlphaPort de vergoedingen voor de Diensten tweemaal per jaar wijzigen na voorafgaande kennisgeving aan Klant van tenminste 3 maanden.
6.5. Partijen zullen in de Overeenkomst de datum of data waarop AlphaPort de vergoeding voor de overeengekomen prestaties aan Klant in rekening brengt, vastleggen. Verschuldigde bedragen worden door Klant betaald volgens de overeengekomen dan wel op de factuur vermelde betalingscondities. Bij gebreke van een specifieke regeling zal Klant binnen een termijn van 30 dagen na factuurdatum betalen. Betaling dient te geschieden op een door AlphaPort aan te geven bankrekening. Indien Klant niet akkoord is met het op de factuur vermelde bedrag, dient Klant dit uiterlijk binnen 30 dagen na dagtekening van de factuur, schriftelijk met onderbouwing aan AlphaPort te melden. Na het verstrijken van voornoemde termijn wordt Klant geacht met de factuur te hebben ingestemd. Klant is niet gerechtigd tot opschorting van enige betaling en evenmin tot verrekening van verschuldigde bedragen.
6.6. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn alle vergoedingen vooraf verschuldigd en niet terug betaalbaar, waaronder begrepen ongebruikte credits, gebruikersaccounts, Software of resterende dagen in een abonnementsperiode. Dit tenzij de beschikbaarheid van de Software aanzienlijk is verminderd om redenen die uitsluitend aan AlphaPort zijn toe te schrijven. AlphaPort kan naar eigen goeddunken en als enige remedie een redelijke restitutie aanbieden voor de vergoedingen die zijn opgebouwd tijdens een dergelijke periode van verminderde beschikbaarheid.
6.7. Indien Klant de verschuldigde bedragen niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, zal Klant, direct en zonder dat hiervoor enige nadere ingebrekestelling is vereist, over het openstaande bedrag de wettelijke rente voor handelstransacties verschuldigd zijn. Indien de vordering uit handen wordt gegeven is Klant tevens gehouden tot betaling van een redelijke vergoeding voor de buitengerechtelijke kosten en, de daadwerkelijke kosten gemoeid met een gerechtelijke procedure, verband houdende met de inning van deze vordering of van rechtsuitoefening anderszins.
6.8. Wanneer Klant zijn verbintenissen jegens AlphaPort niet nakomt en in verzuim is, heeft AlphaPort het recht om, na zorgvuldige belangenafweging en schriftelijke aankondiging, de verdere uitvoering van de Overeenkomst, geheel dan wel gedeeltelijk, op te schorten.
6.9. Meerwerk zal pas na schriftelijke opdrachtverstrekking door Klant worden gefactureerd bij de eerstvolgende factuur dan wel na voltooiing van het meerwerk. Onder meerwerk worden de werkzaamheden verstaan die buiten de inhoud of omvang van de schriftelijk overeengekomen werkzaamheden vallen.
7.1. Elke Partij kan Vertrouwelijke Informatie verkrijgen van de andere Partij die redelijkerwijs geacht moet worden eigendom te zijn van de verstrekkende Partij, vertrouwelijk te zijn of concurrentiegevoelig te zijn (Vertrouwelijke Informatie). De Partijen zullen Vertrouwelijke Informatie vertrouwelijk houden en redelijke maatregelen nemen om de Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij te beschermen, en deze niet bekendmaken aan derden tenzij de andere Partij hiertoe gemachtigd is, of indien dit vereist wordt door dwingende wettelijke bepalingen.
7.2. Klant erkent dat de door AlphaPort verrichte Diensten steeds een vertrouwelijk karakter hebben en dat deze bedrijfsgeheimen van AlphaPort, diens toeleveranciers of de producent van de Programmatuur bevatten.
7.3. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen is het AlphaPort toegestaan in een of meer (pers)berichten melding te maken van het aangaan dan wel het bestaan van de Overeenkomst. AlphaPort is gerechtigd de naam en het logo van Klant op de AlphaPort website en/of een referentielijst te plaatsen en deze aan derden ter informatie beschikbaar te stellen.
8.1. Voor zover de Overeenkomst verwerking van de persoonsgegevens door AlphaPort met zich mee brengt in opdracht en voor doeleinden van Klant, fungeert AlphaPort hierbij als verwerker en Klant als Verwerkingsverantwoordelijke. In die hoedanigheid zal AlphaPort zich houden aan alle op haar als verwerker rustende wettelijke verplichtingen. AlphaPort zal de persoonsgegevens te verwerken onder de voorwaarden zoals uiteengezet in de tussen Partijen toepasselijke verwerkersovereenkomst, aangehecht aan deze Algemene Voorwaarden als Bijlage 1.
9.1. Alle door AlphaPort genoemde termijnen zijn naar beste weten vastgesteld op grond van de gegevens die bij het aangaan van de Overeenkomst bij AlphaPort bekend waren en zullen zoveel mogelijk in acht worden genomen.
9.2. Voor zover in enige Overeenkomst, bijlage, plan van aanpak of offerte, leverdata en/of termijnen zijn vermeld, zijn deze indicatief en vormen zij geen fatale termijnen, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald. In alle gevallen, derhalve ook indien Partijen schriftelijk en uitdrukkelijk een uiterste termijn zijn overeengekomen, is AlphaPort pas in verzuim nadat zij door Klant op deugdelijke wijze, gedetailleerd en schriftelijk in gebreke is gesteld en AlphaPort na verstrijken redelijke termijn die in die ingebrekestelling is gegeven, alsnog niet deugdelijk nakomt.
9.3. AlphaPort is niet gebonden aan (leverings)termijnen die vanwege buiten haar macht gelegen omstandigheden die zich na het aangaan van de Overeenkomst hebben voorgedaan, niet meer gehaald kunnen worden. Indien overschrijding van enige termijn dreigt, zullen AlphaPort en Klant zo spoedig mogelijk in overleg treden.
10.1. Indien van de zijde van AlphaPort (bijvoorbeeld door het service center, door salespersoneel, of door consultants) aan medewerkers van Klant inhoudelijke informatie of advies wordt verstrekt op het gebied van fiscaliteit, wet- en regelgeving en/of andere onderwerpen van juridische of administratieve aard, wordt dat gedaan onder voorwaarde en in de verwachting dat Klant de informatie en/of adviezen verifieert of door deskundigen laat verifiëren. AlphaPort aanvaardt geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de juistheid en/of volledigheid van deze informatie/adviezen.
11.1. De totale aansprakelijkheid van AlphaPort wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst of op welke rechtsgrond dan ook, daaronder uitdrukkelijk begrepen iedere tekortkoming in de nakoming van een met Klant overeengekomen garantieverplichting of vrijwaring, is beperkt tot vergoeding van directe schade tot maximaal het bedrag van de voor die overeenkomst bedongen prijs (excl. BTW). Indien de overeenkomst hoofdzakelijk een duurovereenkomst is met een looptijd van meer dan één jaar, wordt de voor die overeenkomst bedongen prijs gesteld op het totaal van de vergoedingen (excl. BTW) bedongen voor één jaar. In geen geval zal de totale aansprakelijkheid, cumulatieve aansprakelijkheid van AlphaPort uit welke hoofde dan ook meer bedragen dan EUR 100,000 (honderdduizend euro).
11.2. AlphaPort kan uitsluitend aansprakelijk worden gehouden tot vergoeding van directe schade. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan: a) de kosten die Klant heeft gemaakt voor het noodgedwongen langer operationeel houden van haar oude systeem of systemen en daarmee samenhangende voorzieningen doordat AlphaPort op een voor haar bindende datum niet heeft gepresteerd, verminderd met eventuele besparingen die het gevolg zijn van de vertraagde prestatie; b) redelijke kosten, gemaakt ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op directe schade in de zin van dit artikel; c) redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming, beperking of herstel van schade, voor zover Klant aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade in de zin van dit artikel; d) de kosten van noodvoorzieningen, zoals het uitwijken naar andere systemen, het inhuren van derden of het hanteren van noodprocedures of afwijkende werkwijzen.
11.3. AlphaPort is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade, daaronder begrepen omzet- en winstderving, verlies van gegevens, (schade-)vorderingen van derden, boetes of naheffingen, gemiste opbrengsten of besparingen, reputatie- of imagoschade of andere indirecte schade of gevolgschade welke voortvloeit uit of in verband staat met het niet nakomen van enige verplichting dan wel enig onrechtmatig handelen van AlphaPort.
11.4. Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat Klant de schade zo spoedig mogelijk na ontdekking (doch uiterlijk binnen een één (1) maand) schriftelijk bij AlphaPort meldt.
11.5. De aansprakelijkheid van AlphaPort voor schade door dood, lichamelijk letsel of wegens materiële beschadiging van zaken bedraagt totaal nimmer meer dan EUR 1.250.000 (één miljoen tweehonderdvijftig duizend euro). De vorige leden van dit artikel zijn niet van toepassing indien en voor zover de desbetreffende schade is veroorzaakt door opzet of bewuste roekeloosheid van AlphaPort.
12.1. In geval van overmacht van één van de Partijen zullen de verplichtingen op grond van deze Overeenkomst worden opgeschort zolang de overmachtsituatie voortduurt. Onder overmacht wordt mede verstaan een tekortkoming van toeleveranciers van AlphaPort. De opschorting zal echter niet gelden voor de verplichtingen waarop de overmacht geen betrekking heeft en/of de verplichtingen die reeds voor het intreden van de overmacht situatie zijn ontstaan.
12.2. Indien de overmachtssituatie langer dan zestig dagen duurt, hebben Partijen het recht om de Overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven te beëindigen tenzij voorzienbaar is dat de overmacht situatie binnen redelijke termijn zal worden opgelost. Wat reeds als gevolg van de Overeenkomst is gepresteerd, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend, zonder dat Partijen elkaar overigens iets verschuldigd zullen zijn.
13.1. Het is AlphaPort toegestaan derden bij de uitvoering van haar verplichtingen in te zetten. De werking van art. 7:404 BW is daarbij uitdrukkelijk uitgesloten. Het is Klant niet toegestaan de rechten uit de Overeenkomst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van AlphaPort aan een derde over te dragen.
14.1. De Overeenkomst vangt aan op de in de Overeenkomst overeengekomen datum of, bij gebreke daarvan, de datum van ondertekening van de Overeenkomst door beide Partijen. De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst gespecificeerde duur of, bij gebreke daarvan, voor een initiële duur van een (1) maand. Na afloop van de initiële periode wordt de Overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd met een periode gelijk aan de initiële periode.
14.2. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn Partijen uitsluitend gerechtigd de Overeenkomst schriftelijk op te zeggen tegen het einde van de overeengekomen duur van de Overeenkomst met inachtneming van een opzegtermijn van een (1) maand.
14.3. Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald in de Algemene Voorwaarden of overeengekomen in de Overeenkomst is het Partijen niet toegestaan de Overeenkomst tussentijds op te zeggen. Artikel 7:408 BW is niet van toepassing.
14.4. In aanvulling op het recht om de Overeenkomst te beëindigen overeenkomstig Artikel 14.2, is een Partij gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder ingebrekestelling en zonder rechterlijke tussenkomst, geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat hiervoor enige verplichting tot vergoeding van eventuele schade van Partijen ontstaat, indien één van de volgende omstandigheden zich voordoet:
14.5. In geval van ontbinding zal de ontbinding uitsluitend werking hebben voor de verplichtingen die ontstaan na het moment van ontbinding en zal de ontbinding derhalve geen terugwerkende kracht hebben.
14.6. Bij beëindiging van de Overeenkomst vervallen alle rechten van Klant met betrekking tot de Diensten. Rechten en plichten uit de Overeenkomst tussen AlphaPort en Klant, die naar hun aard en inhoud bestemd zijn om voort te duren, waaronder begrepen over intellectueel eigendom, aansprakelijkheid, geheimhouding, overmacht en geschillenbeslechting, blijven onverminderd van kracht na beëindiging of ontbinding van de Overeenkomst.
15.1. De bepalingen zoals omschreven in dit artikel 15 zijn uitsluitend van toepassing op de levering van Diensten door AlphaPort en het gebruik daarvan door Klant indien het Programmatuur betreft.
Uitvoering Programmatuur
15.2. AlphaPort zal zich inspannen om de overeengekomen Programmatuur steeds naar behoren te laten functioneren en streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid, kwaliteit en beveiliging van de Programmatuur. AlphaPort behoudt zich het recht voor om de technische en functionele eigenschappen van de Programmatuur tussentijds te wijzigen om deze te verbeteren en om eventuele fouten te herstellen of om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Indien een dergelijke aanpassing leidt tot een materiële afwijking in de functionaliteit van de Programmatuur, zal AlphaPort Klant daarvan schriftelijk of elektronisch op de hoogte stellen.
15.3. AlphaPort staat er niet voor in dat de Programmatuur zonder fouten, storingen of onderbrekingen functioneert. AlphaPort zal zich ervoor inspannen fouten in de Programmatuur, apparatuur, infrastructuur en / of beheeromgeving binnen een redelijke termijn te herstellen indien en voor zover het Programmatuur, apparatuur, infrastructuur of beheeromgeving betreft die door AlphaPort zelf is ontwikkeld of gebouwd en de desbetreffende gebreken door Klant gedetailleerd beschreven bij AlphaPort zijn gemeld. AlphaPort kan in voorkomend geval het herstel van de gebreken uitstellen totdat een nieuwe versie van de Programmatuur, apparatuur, infrastructuur of beheeromgeving in gebruik wordt genomen. AlphaPort kan niet garanderen dat alle fouten worden hersteld. AlphaPort is gerechtigd tijdelijke oplossingen dan wel programma-omwegen of probleem vermijdende beperkingen in de Programmatuur aan te brengen.
15.4. AlphaPort kan de Programmatuur geheel of gedeeltelijk tijdelijk buiten gebruik stellen voor preventief, correctief of adaptief onderhoud of andere vormen van service. AlphaPort zal de buitengebruikstelling niet langer laten duren dan noodzakelijk en deze zo mogelijk buiten voor haar gebruikelijke kantoortijden laten plaatsvinden.
15.5. AlphaPort kan de uitvoering van de Programmatuur voortzetten met gebruikmaking van een nieuwe of gewijzigde versie van de Programmatuur. AlphaPort is niet gehouden specifiek voor klant bepaalde eigenschappen of functionaliteiten van de dienst of Programmatuur te handhaven, te wijzigen of toe te voegen.
15.6. In het geval van het introduceren van een vervangende applicatie met equivalente en/of meer uitgebreide functionaliteit dan bestaande Programmatuur, is het AlphaPort toegestaan Klant te migreren naar deze vervangende applicatie, die vervolgens een Programmatuur zal zijn in de zin van de Overeenkomst. In dergelijke gevallen heeft AlphaPort het recht redelijke kosten voor de migratie afzonderlijk bij Klant in rekening te brengen. AlphaPort zal deze kosten van tevoren aankondigen. Indien Klant dan te kennen geeft geen kosten voor zijn rekening te willen nemen, hebben Partijen het recht de Overeenkomst tussentijds te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar. Klant kan tijdens deze opzegtermijn gebruik maken van de oorspronkelijke Programmatuur.
15.7. AlphaPort is gerechtigd om direct met eindgebruikers binnen de Programmatuur te communiceren (i) voor zover dit noodzakelijk is met het oog op het waarborgen van de veiligheid en / of de kwaliteit van haar dienstverlening (ii) om mededelingen met betrekking tot onderhoud dan wel nieuwe functionaliteiten en/of producten te doen, of (iii) om aanverwante aanvullende diensten direct aan te bieden.
Toegang tot de Programmatuur
15.8. Voor het gebruik van de Programmatuur zal per Eindgebruiker, conform de door AlphaPort voorgeschreven protocollen, door AlphaPort en/of Klant een gebruikersnaam, een wachtwoord worden gegenereerd, waarmee de Programmatuur door een Eindgebruiker kan worden gebruikt. Deze gebruikersnaam en wachtwoord zijn niet-overdraagbaar en strikt persoonlijk. Klant en Iedere Eindgebruiker zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijke gebruik van gebruikersnaam, wachtwoord en voor (de gevolgen van) eventueel misbruik daarvan.
15.9. AlphaPort is gerechtigd de toegang tot de Programmatuur te blokkeren in geval van niet-geautoriseerd gebruik of misbruik van de Programmatuur door Klant en/of Eindgebruiker en/of bij onrechtmatig gebruik van de Programmatuur door derden. Indien dit met het oog op de urgentie van het geval in redelijkheid mogelijk is, zal AlphaPort voorafgaand aan een blokkade Eindgebruiker hierover informeren. AlphaPort zal wegens blokkering in voornoemde gevallen nimmer tot enige schadevergoeding jegens Eindgebruiker gehouden zijn.
15.10. Klant garandeert dat zij, en Eindgebruiker, bij het gebruik van de Programmatuur de volgende regels in acht nemen:
Integraties en data uitwisselingen met derde partijen.
15.11. Klant kan een overeenkomst sluiten met derde partijen teneinde integraties / data-uitwisselingen aan te gaan en/of diensten af te nemen in aanvulling op de Diensten.
15.12. Klant zal overeenkomsten genoemd in artikel 15.11 direct aangaan met betreffende derden, waarbij AlphaPort (in haar hoedanigheid van leverancier van de Diensten) in geen enkele vorm een betrokken partij is. Dergelijke partijen zijn geen sub-verwerkers van AlphaPort en AlphaPort is in geen enkele vorm aansprakelijk voor het handelen van deze partijen.
15.13. Indien Klant kiest om de omgeving van de Programmatuur (direct) te verbinden / integreren met een derde partij, al dan niet gebruikmakend van een of meerdere koppelingen van AlphaPort, verleent Klant hierbij toestemming aan AlphaPort voor het uitwisselen van data tussen AlphaPort en betreffende partij voor zover dat door deze partij als benodigd is aangemerkt voor de diensten. Hieronder kan mede worden verstaan de uitwisseling van persoonsgegevens en het opslaan van toegangs- of identificatiecodes / tokens ten behoeve van het bewerkstelligen van deze data-uitwisseling / integratie.
15.14. Klant is verantwoordelijk voor het correct (laten) inrichten en tot stand brengen van integraties en/of data-uitwisselingen (inclusief autorisaties), al dan niet gebruikmakend van een of meerdere koppelingen van AlphaPort, tussen de Programmatuur en door Klant gekozen derde partij(en). AlphaPort is nimmer verantwoordelijk en/of aansprakelijk voor het (correct) functioneren van software van Klant en / of derden die middels de koppelingen van AlphaPort met de Programmatuur communiceren / data uitwisselen.
15.15. Indien door Klant gebruik wordt gemaakt van een of meerdere koppelingen die door AlphaPort ter beschikking worden gesteld, wordt aan Klant voor de duur van de Overeenkomst een niet overdraagbaar, niet-exclusief en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht verleend om de koppeling te gebruiken binnen de eigen organisatie voor uitsluitend interne doeleinden. AlphaPort behoudt zich het recht voor om voor het gebruik van de koppelingen door Klant en/of derden partij(en), aanvullende kosten in rekening te brengen.
15.16. Het is AlphaPort toegestaan om naar eigen inzicht een aanvraag-beperking (“throttling”) toe te passen op het moment dat het verkeer dat gegenereerd wordt door klant via de koppeling het systeem van AlphaPort zodanig belast dat hierdoor de performance voor andere gebruikers verslechtert of wordt gehinderd.
Gevolgen beëindiging Programmatuur
15.17. Na beëindiging van de Overeenkomst kan Klant verzoeken om een eenmalige aanlevering van de bij het gebruik van de Programmatuur ingevoerde gegevens. AlphaPort zal de gegevens in een algemeen gebruikelijk formaat aan Klant ter beschikking stellen zodat deze gegevens redelijkerwijs verwerkt kunnen worden door Klant. Anders dan eventueel op grond van bepalingen van Nederlands dwingend recht aanvaardt AlphaPort geen bewaarplicht of bewaartermijn voor de door klant ingevoerde data en gegevens. Ingeval Klant niet onverwijld na het beëindigen van de overeenkomst heeft aangegeven dat hij de hiervoor genoemde overdracht van de gegevens wenst, is AlphaPort gerechtigd gegevens die met behulp van de Programmatuur worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of anderszins ingevoerd per direct, zonder voorafgaande mededeling, van het systeem waarop deze zijn opgeslagen, te verwijderen en te vernietigen.
15.18. In aanvulling op het in artikel 15.17 bepaalde, zullen Partijen in geval van beëindiging van de Overeenkomst (anders dan in geval van ontbinding door AlphaPort) steeds te goeder trouw samenwerken bij de eventueel door klant na afloop van de overeenkomst nog gewenste ondersteuning bij de migratie van de dienstverlening aan Klant of aan een door Klant aan te wijzen derde (exit-periode). AlphaPort kan echter niet gehouden worden om gedurende een periode langer dan 3 maanden deze medewerking te verlenen en haar inspanningen gedurende de exit- periode zijn op basis van best effort en zover commercieel (ter beoordeling van AlphaPort) redelijk. Een zoveel mogelijk ononderbroken beschikbaarheid van de gegevens en Diensten staat gedurende de exit-periode centraal. Partijen zullen uiterlijk 3 maanden voor het einde van de overeenkomst overleggen over de grootte van de inspanning die Klant van AlphaPort vraagt. AlphaPort zal de kosten die zij maakt in verband met de exit-periode op basis van nacalculatie aan Klant in rekening brengen.
Kennisgevingen
15.19. Informatie over nieuwe functies, prijswijzigingen of gepland onderhoud wordt verstrekt in de software, op de webpagina’s van de software, op de online community of via e-mail.
15.20. Kennisgevingen met betrekking tot orderbevestigingen, informatie van bijzonder belang, beveiliging of privacy, worden verzonden naar het e-mailadres van de primaire contactpersoon.
15.21. De Klant is verantwoordelijk voor het te allen tijde verstrekken van actuele contactinformatie, met inbegrip van een primair onderhouden contact e-mail.
15.22. Alle kennisgevingen worden geacht te zijn verzonden en zijn onmiddellijk van kracht wanneer ze door AlphaPort zijn verzonden of geplaatst.
16.1. Op de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen voortvloeiend uit of verband houdend met de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden zullen worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar AlphaPort haar zetel heeft.
BIJLAGE 1: Verwerkersovereenkomst
1. Inleiding
1.1 Deze Bijlage 1 is van toepassing op Verwerkingen (zoals hierin gedefinieerd) van Persoonsgegevens (zoals hierin gedefinieerd) door Verwerker namens Verwerkingsverantwoordelijke onder de Overeenkomst.
2.1 De definities Verwerkingsverantwoordelijke, Betrokkene, Persoonsgegevens, Inbreuk in verband met Persoonsgegevens, Verwerking, Verwerker en Gevoelige Gegevens (Bijzondere Persoonsgegevens categorieën) in deze Bijlage 1 hebben dezelfde betekenis zoals gebruikt in EU 2016/679 Algemene Verordening Gegevensbescherming (de ‘AVG’).
3.1. Bijlage 1 regelt de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke, en schetst hoe de Verwerker zal bijdragen aan het waarborgen van de privacy namens de Verwerkingsverantwoordelijke en zijn geregistreerde Betrokkenen, door middel van technische en organisatorische maatregelen in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG.
3.2. Het doel van de Verwerking van Persoonsgegevens door de Verwerker namens de Verwerkingsverantwoordelijke is de uitvoering van de Overeenkomst.
3.3. Bijlage 1 heeft voorrang op tegenstrijdige bepalingen met betrekking tot de Verwerking van Persoonsgegevens in de Algemene Voorwaarden of in andere eerdere overeenkomsten of schriftelijke communicatie tussen de Partijen.
4.1. De Verwerker zal Persoonsgegevens slechts Verwerken namens en in overeenstemming met de schriftelijke instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Door deze Bijlage 1 draagt de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker op om Persoonsgegevens op de volgende wijze te verwerken; i) uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, ii) om te voldoen aan alle verplichtingen volgens de Overeenkomst, iii) zoals nader gespecificeerd via het gewone gebruik door de Verwerkingsverantwoordelijke van de Diensten van de Verwerker en iv) zoals gespecificeerd in deze Overeenkomst.
4.2. De Verwerker heeft geen reden om aan te nemen dat wetgeving die op hem van toepassing is, de Verwerker verhindert om de hierboven genoemde instructies uit te voeren. De Verwerker zal, zodra hij daarvan op de hoogte is, de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis stellen van instructies of andere Verwerkingsactiviteiten door de Verwerkingsverantwoordelijke die naar het oordeel van de Verwerker in strijd zijn met de toepasselijke privacywetgeving.
4.3. De categorieën van Betrokkenen en Persoonsgegevens die op grond van deze Bijlage 1 aan Verwerking worden onderworpen, zijn vastgelegd in Appendix A.
4.4. De Verwerker zal de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van Persoonsgegevens waarborgen overeenkomstig de op de Verwerker van toepassing zijnde privacywetgeving. De Verwerker zal systematische, organisatorische en technische maatregelen treffen om een passend beveiligingsniveau te waarborgen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging in verhouding tot het risico dat de Verwerking vertegenwoordigt, en de aard van de te beschermen Persoonsgegevens.
4.5. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke met passende technische en organisatorische maatregelen bijstaan, voor zover mogelijk en rekening houdend met de aard van de Verwerking en de informatie waarover de Verwerker beschikt, bij het nakomen van de verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke op grond van de toepasselijke privacywetgeving met betrekking tot het verzoek van Betrokkenen, en de algemene naleving van de privacywetgeving op grond van de GDPR artikel 32 t/m 36.
4.6. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke informatie of bijstand nodig heeft met betrekking tot beveiligingsmaatregelen, documentatie of andere vormen van informatie over de wijze waarop de Verwerker Persoonsgegevens verwerkt, en dergelijke verzoeken verder gaan dan de standaardinformatie die de Verwerker verstrekt om als Verwerker te voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving, kan de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke voor dit verzoek om aanvullende diensten in rekening brengen.
4.7. De Verwerker en zijn personeel dragen zorg voor geheimhouding met betrekking tot de Persoonsgegevens die onderwerp zijn van Verwerking in overeenstemming met de Overeenkomst. Deze bepaling is ook van toepassing na beëindiging van de Overeenkomst.
4.8. De Verwerker zal, door de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onnodige vertraging in kennis te stellen, de Verwerkingsverantwoordelijke in staat stellen te voldoen aan de wettelijke vereisten inzake kennisgeving aan gegevensautoriteiten of Betrokkenen over privacy-incidenten.
Voorts zal de Verwerker, voor zover dit passend en rechtmatig is, de Verwerkingsverantwoordelijke in kennis stellen van;
i) van een Betrokkene ontvangen verzoeken om verstrekking van Persoonsgegevens,
ii) verzoeken tot openbaarmaking van Persoonsgegevens door overheidsinstanties, zoals maar niet beperkt tot, de politie.
4.9. De Verwerker zal niet rechtstreeks reageren op verzoeken van Betrokkenen, tenzij hij daartoe schriftelijk is gemachtigd door de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerker zal geen aan deze Bijlage 1 verbonden informatie verstrekken aan overheidsinstanties, zoals de politie, waaronder Persoonsgegevens, tenzij daartoe verplicht door de wet, zoals via een gerechtelijk bevel of een soortgelijk bevel.
4.10. De Verwerker heeft geen zeggenschap of en hoe de Verwerkingsverantwoordelijke gebruik maakt van integraties van derden via de API (of vergelijkbaar) van de Verwerker, en de Verwerker aanvaard in verband dus geen aansprakelijkheid. De Verwerkingsverantwoordelijke is als enige verantwoordelijk voor integraties van derden.
4.11. De Verwerker kan Persoonsgegevens over gebruikers en het gebruik van de Diensten door de Verwerkingsverantwoordelijke verwerken wanneer dit noodzakelijk is om feedback te verkrijgen en de Diensten te verbeteren. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent de Verwerker het recht om geaggregeerde gegevens over systeemactiviteiten in verband met uw gebruik van de Diensten te gebruiken en te analyseren met het oog op optimalisering, verbetering of verbetering van de wijze waarop wij onze Diensten verlenen en om ons in staat te stellen nieuwe functies en functionaliteit in verband met de Diensten te creëren. AlphaPort wordt beschouwd als de verwerkingsverantwoordelijke voor dergelijke verwerking en de verwerking is derhalve niet onderworpen aan deze Overeenkomst.
4.12. Bij het gebruik van de Diensten zal de Verwerkingsverantwoordelijke gegevens toevoegen aan de Software (“Klantgegevens”). De Verwerkingsverantwoordelijke erkent en heeft er geen bezwaar tegen dat de Verwerker de Klantgegevens in een geaggregeerd en geanonimiseerd formaat gebruikt voor het verbeteren van de aan klanten geleverde diensten, onderzoek, opleiding, educatieve en/of statistische doeleinden.
5. Rechten en plichten van Verwerkingsverantwoordelijke
5.1 De Verwerkingsverantwoordelijke bevestigt door de acceptatie van deze Bijlage 1 dat:
6.1 Als onderdeel van het leveren van Diensten aan Verwerkingsverantwoordelijke conform de Algemene Voorwaarden en deze Overeenkomst, zal Verwerker derden (sub-verwerkers) inschakelen bij de uitvoering van deze Bijlage 1 en Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor het mogen inschakelen van voornoemde sub-verwerkers door Verwerker. Deze sub-verwerkers kunnen bedrijven binnen de AlphaPort groep zijn of externe derde partijen. Verwerker ziet erop toe dat sub-verwerkers akkoord gaan met het accepteren van de verantwoordelijkheden en daarmee corresponderende verplichtingen zoals neergelegd in deze Bijlage 1.
6.2 Een overzicht van de huidige sub-verwerkers met toegang tot Persoonsgegevens is beschikbaar in de AlphaPort Trust Centre en raadpleegbaar via deze website: https://www.AlphaPort.nl/trust-centre/product-search/. De verwerker kan andere in de EU/EER gevestigde bedrijven van de AlphaPort-groep als sub-verwerker inschakelen zonder dat het AlphaPort-bedrijf is opgenomen in de lijst van Trust Center en zonder voorafgaande goedkeuring of kennisgeving aan de verwerkingsverantwoordelijke. Dit gebeurt gewoonlijk ten behoeve van ontwikkeling, ondersteuning, activiteiten enz. Verwerkingsverantwoordelijke mag gedetailleerdere informatie over sub-verwerkers bij Verwerker opvragen.
6.3 Als sub-verwerkers buiten de EU zijn gevestigd, autoriseert Verwerkingsverantwoordelijke Verwerker om Persoonsgegevens ten behoeve van Verwerkingsverantwoordelijke buiten de grenzen van de EU over te dragen, zodat daartoe gegronde rechtsgrondslagen zijn gewaarborgd, door de EU-model clausules (‘EU Model Clauses’) overeen te komen.
6.4 De Verwerkingsverantwoordelijke wordt vooraf in kennis gesteld van elke wijziging van sub-verwerkers die Persoonsgegevens verwerken. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke bezwaar maakt tegen een nieuwe sub-verwerker binnen 30 dagen na de kennisgeving, zullen de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke de documentatie over de nalevingsinspanningen van de sub-verwerker beoordelen, teneinde te verzekeren dat de toepasselijke privacywetgeving wordt nageleefd. Indien de verwerker nog steeds bezwaar maakt en daarvoor redelijke gronden heeft, kan de Verwerkingsverantwoordelijke de Overeenkomst met de Verwerker beëindigen. De Verwerkingsverantwoordelijke kan binnen 30 dagen na een kennisgeving bezwaar maken tegen het gebruik van een sub-verwerker. Gezien de aard van met name online standaardsoftware is het echter mogelijk dat de Klant zich niet kan verzetten tegen het gebruik van sub-verwerkers. In een dergelijk geval kan de Klant de klantrelatie beëindigen.
7.1. De Verwerker verbindt zich ertoe een hoog niveau van beveiliging te bieden in zijn producten en Diensten. De Verwerker voorziet in zijn beveiligingsniveau door middel van organisatorische, technische en fysieke beveiligingsmaatregelen, overeenkomstig de vereisten inzake informatiebeveiligingsmaatregelen zoals uiteengezet in de AVG, artikel 32.
8.1 De Verwerkingsverantwoordelijke kan maximaal eenmaal per jaar controleren of de Verwerker zich aan deze Bijlage 1 houdt. Indien de op de Verwerkingsverantwoordelijke van toepassing zijnde wetgeving zulks vereist, kan de Verwerkingsverantwoordelijke om frequentere audits verzoeken. Om een audit aan te vragen, dient de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker ten minste vier weken voor de voorgestelde auditdatum een gedetailleerd auditplan voor te leggen, met een beschrijving van de voorgestelde omvang, duur en aanvangsdatum van de audit. Indien een derde partij de audit moet uitvoeren, moet dit onderling tussen de partijen schriftelijk worden overeengekomen. Indien de verwerkingsomgeving echter een “multitenant”-omgeving of een soortgelijke omgeving is, geeft de verantwoordelijke voor de verwerking de Verwerker de bevoegdheid om om veiligheidsredenen te besluiten dat de audits worden uitgevoerd door een neutrale derde-auditor naar keuze van de Verwerker.
8.2 Indien de gevraagde reikwijdte van de audit wordt behandeld in een ISAE-, ISO- of vergelijkbaar assurance-rapport dat binnen de voorafgaande twaalf maanden door een gekwalificeerde derde auditor is uitgevoerd, en de Verwerker bevestigt dat er geen bekende materiële wijzigingen zijn in de gecontroleerde maatregelen, stemt Verwerkingsverantwoordelijke ermee in die bevindingen te aanvaarden in plaats van een nieuwe audit aan te vragen van de maatregelen waarop het rapport betrekking heeft.
8.3 In elk geval moeten de audits worden uitgevoerd tijdens de gewone kantooruren in de desbetreffende vestiging, met inachtneming van het beleid van de verwerker, en mogen zij de bedrijfsactiviteiten van de verwerker niet op onredelijke wijze hinderen.
8.4 Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor alle kosten die voortvloeien uit de door de Verwerkingsverantwoordelijke gevraagde controles. Voor verzoeken om bijstand van de Verwerker kunnen kosten in rekening worden gebracht.
9.1 Bijlage 1 is geldig zolang de Verwerker Persoonsgegevens verwerkt namens de Verwerkingsverantwoordelijke in de Overeenkomst of zoals anderszins overeengekomen in Appendix A.
9.2 Bijlage 1 wordt automatisch beëindigd bij beëindiging van de Overeenkomst. Bij beëindiging van Bijlage 1 zal de Verwerker Persoonsgegevens die namens de Verwerkingsverantwoordelijke zijn verwerkt, wissen of retourneren, in overeenstemming met de toepasselijke clausules in de Overeenkomst. Deze verwijdering zal zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk is plaatsvinden, tenzij EU- of lokale wetgeving verdere opslag vereist. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zullen de kosten van dergelijke handelingen gebaseerd zijn op; i) uurtarieven voor de door de Verwerker bestede tijd en ii) de complexiteit van het gevraagde proces.
10.1 Wijzigingen aan Bijlage 1 zullen in een nieuwe Appendix bij deze Bijlage 1 worden opgenomen en treden in werking nadat beide Partijen deze hebben ondertekend.
10.2 Indien enige bepaling van Bijlage 1 nietig is, laat zulks de overige bepalingen onverlet. De partijen zullen de nietige bepaling vervangen door een rechtmatige bepaling die het doel van de nietige bepaling weergeeft.
11.1 Ter voorkoming van misverstanden, Partijen komen hierbij overeen en erkennen dat iedere Partij aansprakelijk zal zijn en verantwoordelijk is voor de betaling van administratieve boetes en schadevergoedingen aan Betrokkenen indien deze betalingsplicht aan deze Partij is opgelegd door de relevante autoriteit persoonsgegevens of een bevoegde rechtbank in overeenstemming met toepasselijke wetgeving. Aansprakelijkheidskwesties tussen de Partijen zullen worden beheerst door de relevante bepalingen aangaande aansprakelijkheid zoals overeengekomen in de Algemene Voorwaarden.
12.1 Bijlage 1 wordt beheerst door het toepasselijke recht van de Algemene Voorwaarden. De in de Algemene Voorwaarden genoemde bevoegde rechter is mutatis mutandis bevoegd kennis te nemen van geschillen rondom deze Overeenkomst.
Appendix A – Categorieën van Persoonsgegevens en Betrokkenen
A.1 Categorieën van Betrokkenen
❖ eindgebruikers van de klant
❖ klantmedewerkers
❖ contactpersonen voor de klant
A.2 Categorieën van Persoonsgegevens
❖ contactgegevens, zoals naam, telefoon, adres, e-mail enz.
❖ functie-informatie, zoals functie, bedrijf, enz.
A.3 Doel van de Verwerking
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens door de gegevensverwerker ten behoeve van de verantwoordelijke voor de verwerking is het leveren van diensten in overeenstemming met de Overeenkomst in de ruimste zin zoals en niet beperkt tot bijvoorbeeld het ontwikkelen, testen,onderhouden en supporten van de Dienst.
A.4 Aard van de Verwerking
De verwerking van persoonsgegevens door de bewerker ten behoeve van de verantwoordelijke voor de verwerking heeft voornamelijk betrekking op (de aard van de verwerking), de verwerking die AlphaPort verricht in de ruimste zin en niet beperkt tot bijvoorbeeld het opslaan/hosting, registreren, testen, wijzigen/bewerken, rapporteren, verzenden.
A.5 Duur van de Verwerking:
De duur van de verwerking van persoonsgegevens is zolang de Overeenkomst van toepassing is.
Appendix B – Overzicht huidige derden (‘sub-verwerkers’)
Huidige sub-verwerkers van Verwerker met toegang tot de Persoonsgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke ten tijde van het ondertekenen van de Overeenkomst zijn oa:
– Mollie
– Microsoft
– Boekhoudpakketten zijnde: e-Boekhouding, Exact, Snelstart
– Webshop zijnde: CCV Shop, Lightspeed, Shopify, Woocommerce, Magento, Shopware, Prestashop enz …
– Sendcloud, DHL enz …
De Verwerker kan andere in de EU/EER gevestigde bedrijven van de AlphaPort-groep als subverwerker inschakelen zonder dat het AlphaPort-bedrijf hierboven is vermeld en zonder voorafgaande goedkeuring of kennisgeving aan de Verwerkingsverantwoordelijke. Dit gebeurt gewoonlijk met het oog op ontwikkeling, ondersteuning, activiteiten van de Dienst.
